Wat kost retoursoftware voor een fashionwebshop echt?

Volg een retour van het moment waarop de klant hem aanmeldt tot het artikel weer op voorraad ligt of anders is afgehandeld.

Schrijf op welke systemen worden gebruikt, wanneer de retourreden zichtbaar wordt, wie het dossier opent en welke informatie pas bij het uitpakken van het pakket wordt bekeken. Meet waar mogelijk de tijd per stap. Gebruik enkele verschillende retouren, want een ongedragen artikel en een melding van schade vragen niet hetzelfde werk.

Pas als deze nulmeting er is, kun je beoordelen of nieuwe software een probleem oplost of vooral een extra scherm toevoegt.

Eenmalige kosten zijn inrichting, eventuele koppelingen, overdracht van gegevens en uitleg aan het team. Terugkerende kosten zijn abonnement, kosten per aangemelde retour of gebruiker en eventuele betaalde functies.

Interne tijd bestaat uit het controleren van aanvragen, klantcontact, magazijnwerk en het beheren van regels en uitzonderingen. Tel ook extra stappen mee die een nieuwe werkwijze introduceert. Verzending, fysieke inspectie en terugbetaling verdwijnen niet automatisch doordat informatie eerder beschikbaar is.

Vraag bij een offerte wat inbegrepen is, wat afhankelijk is van het aantal retouren en wat gebeurt wanneer je volume stijgt. Vraag ook wie een koppeling onderhoudt als een van de systemen verandert.

Stel dat een team bij een deel van de retouren voor ontvangst al voldoende context ziet om het dossier voor te bereiden. Dat kan later zoektijd schelen. Maar als het team daarvoor bij iedere aanvraag een extra controle moet uitvoeren, hoort ook die tijd in de berekening.

Een eenvoudige vergelijking is: netto verandering in teamtijd = tijd die werkelijk vervalt min tijd die de nieuwe werkwijze toevoegt. Zet daar de softwarekosten en eventuele implementatiekosten naast. Houd sneller klantcontact, overzicht voor medewerkers en mogelijke invloed op productwaarde apart zolang je die effecten niet betrouwbaar in euro's kunt uitdrukken.

Schrijf je aannames op. 'We verwachten tijd te besparen' is een hypothese. 'Bij vergelijkbare dossiers kostte deze stap gemiddeld minder tijd' is een meting. Die twee horen niet in dezelfde kolom.

Heeft je webshop al een portaal dat retouren aanmeldt, labels aanbiedt en klanten op de hoogte houdt? Controleer dan of het probleem werkelijk in die functies zit. Het kan ook zijn dat de informatie wel wordt verzameld, maar pas bij ontvangst in het werk van het beoordelende team terechtkomt.

In dat geval kan een aanvullende beoordelingsworkflow interessanter zijn dan het vervangen van een goed werkend portaal. Als je huidige systeem die informatie al tijdig en bruikbaar aan het team levert, kan dat systeem juist voldoende zijn.

Dat is ook de toets voor Smart Return: ontstaat er in jouw bestaande proces eerder een nuttige teamactie, zonder onnodig extra werk of een belofte dat de fysieke inspectie verdwijnt?

Kies een recente, herkenbare retour en laat zien waar een medewerker nu informatie moet zoeken of opnieuw moet invoeren. Vraag een leverancier wat voor deze retour verandert, voor deze medewerker en op dit moment. Dan vergelijk je het werk in de praktijk, in plaats van alleen een lijst functies.

Dat gesprek kan ook uitwijzen dat een aanpassing in je huidige systeem genoeg is. Wanneer de klant informatie al bij aanmelding geeft maar het team die pas bij ontvangst gebruikt, heb je een concreet procesverschil om te toetsen.